Wie Fundbox den gesamten Lost & Found Prozess des Stone Techno Festivals digitalisiert hat – vom persönlichen Abholen vor Ort bis zum vollautomatisierten internationalen Versand.
Das Stone Techno Festival bringt jedes Jahr tausende Besucher aus der ganzen Welt nach Essen. Wo Menschen aus über 50 Ländern zusammenkommen, bleiben zwangsläufig auch Gegenstände zurück – von Geldbeuteln und Taschen über Kameras bis hin zu Festival-Merchandise und Schallplatten.
Für Festivals stellt Lost & Found eine besondere Herausforderung dar. Während des Events müssen Fundsachen schnell erfasst und ausgegeben werden. Nach dem Festival beginnt jedoch oft der aufwendigste Teil. Internationale Kommunikation, Versandanfragen und unzählige E-Mails sorgen für einen hohen organisatorischen Aufwand.
Gemeinsam mit Stone Techno haben wir gezeigt, dass dieser gesamte Prozess auch anders funktionieren kann.
Ein digitales Lost & Found direkt auf dem Festival
Während des gesamten Festivals betrieb Fundbox das offizielle Lost & Found vor Ort. Gäste konnten gefundene Gegenstände direkt an unserem Stand abgeben oder verlorene Gegenstände persönlich abholen.
Parallel dazu wurde jede Fundsache innerhalb weniger Sekunden digitalisiert. Ein einfaches Foto genügte. Unsere KI analysierte den Gegenstand automatisch, erkannte relevante Merkmale und legte ihn unmittelbar im System an. So entstand in Echtzeit ein vollständiges digitales Inventar aller Fundsachen.
Auch für die Festivalgäste wurde der gesamte Prozess digital. Über einen Link in der Stone Techno App sowie QR-Codes auf dem gesamten Gelände konnten Besucher jederzeit einen verlorenen Gegenstand melden – ganz ohne Wartezeiten oder persönliche Rückfragen.
Weniger Unsicherheit für die Gäste
Gerade auf Festivals kommt es häufig vor, dass Besucher ihren verlorenen Gegenstand suchen, bevor dieser überhaupt abgegeben wurde.
Bisher bedeutete das häufig:
- Mehrfaches Nachfragen am Fundbüro
- Unsicherheit, ob der Gegenstand bereits gefunden wurde
- Frust und unnötiger Stress während des Festivals
Mit Fundbox änderte sich dieser Ablauf grundlegend.
Besucher konnten ihren verlorenen Gegenstand innerhalb weniger Sekunden digital melden. Sobald ein passender Fundgegenstand erfasst wurde, wurden sie automatisch informiert. Die Gäste mussten nicht länger rätseln, ob ihre Sachen bereits abgegeben wurden, sondern konnten sich darauf verlassen, benachrichtigt zu werden.
Festival Locker? Kein Problem.
Ein besonders spannender Anwendungsfall waren die zahlreichen Festival Locker. Nach Veranstaltungsende bleiben dort regelmäßig Gegenstände zurück, deren Zuordnung bislang äußerst aufwendig war.
Mit Fundbox konnten auch komplette Locker-Inhalte innerhalb weniger Minuten digitalisiert und anschließend den richtigen Besitzern zugeordnet werden – ganz ohne manuelle Listen oder langwierige Kommunikation.
Für Stone Techno wurde damit aus einer der aufwendigsten Aufgaben nach dem Festival eine Angelegenheit von wenigen Minuten.
Die eigentliche Herausforderung beginnt nach dem Festival
Während viele Lost & Found Lösungen hauptsächlich den Betrieb während der Veranstaltung unterstützen, beginnt für internationale Festivals der größte Aufwand oft erst nach dem letzten Act.
Die Besucher reisen bereits am nächsten Morgen wieder nach Hause, häufig in andere Städte oder sogar andere Länder. Eine persönliche Abholung ist deshalb für die meisten Gäste keine Option mehr.
Das Ergebnis kennt nahezu jedes Festival:
Ein enormer organisatorischer Aufwand für das Team und gleichzeitig ein frustrierendes Erlebnis für viele Gäste.
Vollständig digitaler Versandprozess
Hier konnte Fundbox seine größte Stärke ausspielen. Sobald ein Gegenstand gefunden wurde, konnten Gäste direkt über die Plattform auswählen, dass sie ihren Gegenstand per Versand erhalten möchten. Fundbox übernimmt dabei den gesamten Prozess:
- Verifizierung des richtigen Gegenstands
- Auswahl der gewünschten Versandart
- Bezahlung der Versandkosten
- Automatische Erstellung des Versandlabels
- Vorbereitung des internationalen Versands
Für das Festivalteam reduziert sich der gesamte Ablauf auf wenige Minuten. Das Versandlabel muss lediglich ausgedruckt, auf das Paket geklebt und gemeinsam mit den übrigen Sendungen bei der Post abgegeben werden.
Keine individuelle Zahlungsabwicklung. Keine langen E-Mail-Verläufe. Keine manuelle Organisation internationaler Sendungen. Gerade bei einem internationalen Festival wie Stone Techno machte dieser automatisierte Ablauf einen enormen Unterschied.
Ein besseres Gästeerlebnis bis zum letzten Kontaktpunkt
Der Lost & Found Prozess ist häufig der letzte Berührungspunkt eines Besuchers mit einer Veranstaltung. Genau dieser Moment entscheidet oft darüber, mit welchem Eindruck ein Gast das Festival verlässt.
Mit Fundbox wurde aus einem aufwendigen Verwaltungsprozess ein moderner digitaler Service. Besucher konnten jederzeit den Status ihrer Anfrage verfolgen, wurden automatisch informiert und konnten ihren Gegenstand unabhängig von ihrem Wohnort unkompliziert zurückerhalten.
Für das Festivalteam bedeutete das deutlich weniger manuellen Aufwand. Für die Gäste bedeutete es vor allem Sicherheit, Transparenz und die Gewissheit, dass sich auch nach dem Festival noch jemand zuverlässig um ihre Anfrage kümmert.
Das Ergebnis
Mit Fundbox konnte Stone Techno seinen gesamten Lost & Found Prozess digitalisieren – von der Erfassung der Fundsachen auf dem Festivalgelände bis hin zum internationalen Versand nach Veranstaltungsende lief der gesamte Prozess über eine zentrale Plattform.
Die Lösung reduzierte den Kommunikationsaufwand erheblich, vereinfachte die internen Abläufe und machte es möglich, verlorene Gegenstände unkompliziert an ihre Besitzer auf der ganzen Welt zurückzubringen.
Denn ein großartiges Festival endet nicht mit dem letzten DJ-Set.
Es endet mit dem Gefühl, dass sich auch um die kleinen Dinge gekümmert wird.
Und genau dort beginnt die Stärke von Fundbox.